Skartace - právní rámec a zákonné povinosti

Právní rámec skartace

Skartace je regulována několika právními předpisy:

• Občanský zákoník (zákon č. 89/2012 Sb.) a Zákon o účetnictví (zákon č. 563/1991 Sb.) – Určují, jak dlouho musí být některé dokumenty archivovány (např. faktury, účetní knihy, smlouvy). Tyto lhůty se běžně pohybují mezi 5–30 lety.

• Zákon o archivnictví a spisové službě (zákon č. 499/2004 Sb.) – Platí zejména pro veřejnou správu, školy, zdravotnická zařízení aj. Určuje, co se musí archivovat a co lze skartovat.

• Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR) – Ukládá povinnost správně nakládat s osobními údaji, včetně jejich bezpečné likvidace.

Kdy je nutné dokumenty skartovat?

Skartace je povinná, pokud:

• uplynula zákonná nebo interní archivační lhůta,

• dokument obsahuje osobní nebo citlivé údaje a není již potřebný,

• hrozí zneužití informací v případě ponechání dokumentu v běžném odpadu.

Jak skartaci provádět správně?

1. Třídění dokumentů – Stanovení, které dokumenty lze zlikvidovat a které je třeba uchovat.

2. Bezpečné zničení – Dokumenty by měly být skartovány tak, aby nebylo možné rekonstruovat jejich obsah. Použití vhodného stupně zabezpečení (např. dle normy DIN 66399).

3. Záznam o skartaci – V mnoha případech je třeba vést protokol o skartaci, zejména pokud jde o dokumenty obsahující osobní údaje nebo důležité právní informace.

Kdo odpovídá za skartaci?

Za správné provedení skartace odpovídá:

• statutární orgán firmy nebo instituce,

• pověřenec pro ochranu osobních údajů (DPO),

• osoba odpovědná za spisovou službu.

Příklady z praxe

• Lékaři a zdravotnická zařízení – Musí uchovávat zdravotnickou dokumentaci dle zákona č. 372/2011 Sb., o zdravotních službách, po dobu 5 až 100 let v závislosti na typu záznamu. Po uplynutí lhůty je nutné citlivé údaje bezpečně skartovat.

• Advokáti a právníci – Povinni chránit osobní údaje a citlivé informace klientů dle zákona č. 85/1996 Sb., o advokacii, a GDPR. Spisy, které již nelze archivovat, musí být zničeny bezpečným způsobem.

• Notáři – Řídí se notářským řádem (zákon č. 358/1992 Sb.) a interními předpisy České notářské komory, které stanovují pravidla pro uchovávání a skartaci dokumentů s vysokou mírou důvěrnosti (např. závěti, plné moci).

• Firmy – Archivují smlouvy, účetní doklady a další dokumentaci dle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví. Po uplynutí zákonné lhůty musí zajistit skartaci dle platných bezpečnostních standardů.

• Neziskové organizace – Přestože nejsou ziskové, nakládají s osobními údaji dobrovolníků, dárců a klientů a musí dodržovat ustanovení GDPR a případně další předpisy dle své činnosti (např. zákon č. 248/1995 Sb., o obecně prospěšných společnostech).

Jak vám může pomoci ORC recycling s.r.o.?

Společnost ORC recycling s.r.o. nabízí komplexní služby v oblasti bezpečné likvidace dokumentů:

• svoz a skartaci dokumentů přímo u klienta nebo ve vlastních zařízeních,

• vystavení protokolu o skartaci,

• skartace dle platných bezpečnostních norem (DIN 66399),

• ekologické zpracování vzniklého odpadu.

Správná a zákonná skartace není pouze administrativní povinností. Je důležitým prvkem ochrany dat, reputace i právní jistoty vaší organizace. Pokud si nejste jisti, jaké dokumenty skartovat a jak, obraťte se na odborníky z ORC recycling s.r.o. – pomůžeme vám splnit všechny povinnosti spojené se skartací bezpečně a bez starostí.